Seit 1950 werden in Weißenstadt Pumpernickel und Vollkornbrot im Familienbetrieb hergestellt. Der Firmenname PEMA spiegelt Qualität wider: Tibetisch bedeutet das Wort Pema Lotusblüte und symbolisiert Reinheit. Diese Vision zeigt sich bis heute in den Produkten, die ohne jegliche Zusatzstoffe auskommen.
Das Ziel von PEMA war es, die organisatorischen papierbehafteten Aufgaben im Unternehmen zu reduzieren und den Dokumentenfluss zu automatisieren. Nach einer festgelegten Analysephase stellte sich schnell heraus, dass v.a. die Menge an Eingangsrechnungen ein großes Optimierungspotenzial bietet. Oft wurden durch unbearbeitete Rechnungen Skontofristen versäumt und die Rechnungsverarbeitung wurde zunehmend unübersichtlich.
Nun kommen die meisten Rechnungen elektronisch per E-Mail bei PEMA an und die Papierrechnungen werden an einer zentralen Stelle gescannt. Eine OCR-Erkennungssoftware übernimmt automatisch die weitere Verarbeitung von aktuell ca. 5.000 Eingangsrechnungen pro Jahr. Sie trennt und extrahiert die einzelnen elektronischen Rechnungen, hält beim Indexieren konsistente Regeln ein und stellt diese dem Workflow-Managementsystem JobRouter® zur Verfügung. In JobRouter® wird mit jeder Eingangsrechnung ein eigener neuer Prozess gestartet. Individuelle Berechtigungen ermöglichen frei definierbare Genehmigungs- und Freigabeprozesse. Im Fall von PEMA werden die Rechnungen in der Buchhaltung vorab geprüft und zur fachlichen Freigabe in die jeweilige Abteilung geschickt. Nach abschließender Freigabe durch den Bereichsleiter werden Rechnungen unter einer variabel einstellbaren Wertgrenze automatisch zur FIBU-Verbuchung und Rechnungen über dieser Wertgrenze zur erweiterten Freigabe an die Geschäftsführung geschickt. Nachdem die Rechnung alle Freigabestellen durchlaufen hat, wird die Buchhaltung über die Freigabe informiert und kann die Rechnung zur Buchung übergeben. Abschließend erfolgt ein sogenannter Export-Prozess, welcher die Dateien zur Übernahme in das Sage ERP-System bereitstellt sowie Archiv-Dateien ablegt.
