PEMA - elektronischer Rechnungseingang - Referenzen

PEMA Vollkorn-Spezialitäten – Natürlich Traditionell

Über PEMA:

Seit 1950 werden in dem nicht weit von Münchberg gelegenen Ort Weißenstadt Pumpernickel und Vollkornbrot im Familienbetrieb hergestellt. Schon alleine der Firmenname PEMA spricht für Qualität: in Tibetisch bedeutet das Wort PEMA Lotusblüte und steht als Symbol für Reinheit. Diese Vision spiegelt sich bis heute in den Produkten wider. So gibt es ein Brot mit dem Namen, das auf jegliche Zusatzstoffe verzichtet.

Ab 1960 übernahm Franz Leupoldt die Führung des Unternehmens. Technisch versiert entwickelte sich das Unternehmen unter seiner Leitung stetig weiter: eine immer größer werdende Produktvielfalt, eine automatische Verpackungsanlage bis zu einem sehr gut besuchten Onlineshop. Bis heute geht die Entwicklung des Familienunternehmens stetig bergauf. So soll es keinen wundern, dass auch die Verwaltungs- und organisatorischen Aufgaben immer mehr Zeit in Anspruch nahmen.

ProComp sorgt für eine Digitalisierung des Rechnungseingangs bei PEMA

Die Herausforderung:

Das Unternehmen nahm sich deshalb das Ziel vor Augen, die organisatorischen Papieraufgaben im Unternehmen zu reduzieren und den Dokumenten-Fluss zu automatisieren. Nach einer festgelegten Analysephase stellte sich schnell heraus, dass v.a. die Menge an Eingangsrechnungen ein großes Optimierungspotential bietet. Oft blieben Rechnungen liegen, wodurch Skontofristen verpasst wurden und sich die Rechnungsstapel in den verschiedenen Abteilungen schnell anhäuften.

Schnittstellen zu:

Die Lösung:

Zwischenzeitlich kommen die meisten Rechnungen elektronisch per E-Mail bei der PEMA Vollkorn-Spezialitäten Heinrich Leupoldt KG an und die Papierrechnungen werden an einer zentralen Stelle gescannt.

Eine OCR-Erkennungssoftware von Kofax Capture übernimmt automatisch die weitere Verarbeitung von aktuell ca. 5.000 Eingangs-Rechnungen pro Jahr. Sie trennt und extrahiert die einzelnen elektronischen Rechnungen, hält beim Indexieren konsistente Regeln ein und stellt diese dem Workflow-Managementsystem JobRouter zur Verfügung.

In JobRouter wird mit jeder Eingangsrechnung ein eigener neuer Prozess gestartet. Individuelle Berechtigungen ermöglichen frei definierbare Genehmigungs- und Freigabeprozesse. Im Fall der PEMA werden die Rechnungen in der Buchhaltung vorab geprüft und durch JobRouter zur fachlichen Freigabe in die jeweilige Abteilung geschickt. Nach abschließender Freigabe durch den Bereichsleiter werden Rechnungen unter einer variabel einstellbaren Wertgrenze automatisch zur FIBU Verbuchung und Rechnungen über dieser Wertgrenze zur erweiterten Freigabe an die Geschäftsführung geschickt. Nachdem die Rechnung alle Freigabestellen durchlaufen hat, wird die Buchhaltung über die Freigabe informiert und kann die Rechnung zur Buchung übergeben.

Abschließend erfolgt ein sogenannter Export-Prozess, welcher die Dateien zur Übernahme in das Sage ERP-System bereitstellt, sowie Archiv-Dateien, bestehend aus einer Index-Datei und einer Rechnungs-PDF, in die bereits bestehenden EASY Archive, ablegt.

"Prozesse zu digitalisieren, schafft freie Ressourcen für unsere Kernaufgaben. Durch die Optimierung der Geschäftsprozesse in JobRouter werden diese noch effizienter - Die Zusammenarbeit mit ProComp können wir nur empfehlen." - Czech Kevin, Projektleiter / IT

Die Vorteile:

Die Anbindung an die vorhandene Infrastruktur verlief problemlos. Durch die intelligente, schnittstellenfreundliche JobRouter Lösung kann die Unternehmens IT nun selbstständig neu benötigte Prozesse und Workflows definieren und von einer Zeitersparnis von 50 % und einer rein monetären Amortisationszeit von nur 2 Jahren profitieren.