Motivation zur Digitalisierung
Wareneingang, Bestellungen von Kunden, Rechnungsstellung oder auch die Produktion folgen einer bestimmten Reihenfolge von Handlungen. Dank der Digitalisierung können Betriebe ihre Prozesse effizienter und transparenter gestalten. Auch Personalabteilungen haben entscheidende Vorteile, wenn sie auf digitalisierte Arbeitsabläufe setzen, da alltägliche Aufgaben wesentlich schneller und einfacher durchgeführt werden kann. Modernes Personalmanagement erfordert digitale Lösungen.
Digitale Prozesse automatisieren manuelle, wiederkehrende Tätigkeiten und entlasten das Kerngeschäft der Personalabteilung.
Die folgenden drei Faktoren tragen dazu bei, bestehende Personalaufgaben in digitale Arbeitsabläufe umzuwandeln.
1. Vereinfachen und digitalisieren von Personalprozessen
Um den digitalen Wandel im Unternehmen und Personalmanagement aktiv mitzugestalten sind digitale Prozesse unerlässlich. Mit dem Employee Self Service (ESS) können Mitarbeiter für sie relevante Informationen, wie z. B. Personaldaten, Reisekosten und Urlaubsanträge, selbst verwalten. Gerade in der Personalabteilung sind Arbeitsabläufe oft zeitintensiv. Digitale Prozesse helfen dabei, wiederkehrende Routineaufgaben zu automatisieren. Vorgänge und Zugriffe werden lückenlos dokumentiert und landen in der Personalakte. Zudem können Mitarbeiter auf die eigene Personalakte zugreifen, um Entgeltnachweise, Mitarbeiterbeurteilungen oder andere Dokumente abzurufen.
Die Vorteile von digitalen Prozessen liegen klar auf der Hand:
- Die Personalprozesse werden transparenter und effizienter.
- Employee Self Service (ESS) vermeidet Abstimmungsschleifen.
- Die Personalabteilung wird entlastet, weil der Verwaltungsaufwand von Routineaufgaben minimiert wird (Zeit- und Kostenersparnis).
2. Ängste abbauen
Wenn der Papierkram wegfällt und die Kommunikation erleichtert wird, fürchten die Mitarbeiter, dass ihre Kompetenz entwertet wird und sie selbst durch die Digitalisierung der Geschäftsprozesse überflüssig werden. Im Gegenteil verbessern digitale Arbeitsabläufe die Kommunikation im Team und schaffen transparente und effiziente Prozesse. Die Mitarbeiter haben somit die Möglichkeit sich auf Kernprozesse zu konzentrieren. Personalabteilungen sollten zusammen mit der Geschäftsführung eine Strategie entwickeln, wie sie die Mitarbeiter am besten in die Kommunikation mit einbinden und Schritt für Schritt mitnehmen. Dadurch können potentielle Ängste der Mitarbeiter abgebaut und diese bei der Digitalisierung mit ins Boot geholt werden.
3. Motivation steigern
Dadurch, dass die Mitarbeiter digitale Arbeitsabläufe eigenständig abarbeiten, wirkt sich das positiv auf die Mitarbeitermotivation aus. Der Employee Self Service (ESS) stärkt die Eigenverantwortung der Mitarbeiter, indem mehr Freiheit und Flexibilität gewährt wird. Innovative Kommunikation hat einen hohen Anteil an der Motivation der Teams und der gesamten Belegschaft. Die Mitarbeiter haben dann nicht mehr das Gefühl, dem digitalen Wandel ausgeliefert zu sein, sondern das Team erlebt Digitalisierung als Aufbruchstimmung in eine neue Zeit mit technischen Neuerungen, vor allem aber mit neuen persönlichen Entwicklungschancen.
Digitalisierung ermöglicht Konzentration auf das Wesentliche
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Personalmanagement einen entscheidenden Anteil und eine Verantwortung am Erfolg der digitalen Transformation im Unternehmen hat. Gerade in der aktuellen Lage waren viele Unternehmen gezwungen, ihre Mitarbeiter kurzfristig ins Homeoffice zu schicken. Der Mangel an digitalisierten Prozessen hat in den ersten Wochen zu einem massiven Einbruch der Produktivität, sowie einem gestiegenen Risiko von Compliance Verstößen geführt. Z.B. werden Papierakten mit ins Homeoffice genommen, interne Dokumente werden per Post zur Unterschrift versendet etc. Der Mensch bleibt die wertvollste Ressource. Zusammenarbeit, Kommunikation, Wissensmanagement, Motivation und Vertrauen sind wichtige Faktoren, die den Erfolg garantieren. Deshalb ist die Digitalisierung der HR-Abteilung unverzichtbar.
Die ProComp GmbH unterstützt Sie auch weiterhin, Ihre Prozesse im Unternehmen zu digitalisieren und zu optimieren.
