Die Digitalisierungsplattform für alle Fälle
HUK-COBURG goes JobRouter
Mit Hilfe der Low-Code-Plattform können Unternehmen, ihre Workflows nicht nur optimieren, sondern gleichzeitig auch, durch die Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse, ihre Daten und Dokumente effizient verwalten.
Diesen Vorteil wollte sich auch die HUK-COBURG zunutze machen... gesagt - getan!
Interview
mit dem Entwicklerteam der HUK-COBURG
ProComp: Warum haben Sie sich entschieden Ihre Personalprozesse zu digitalisieren?
HUK Coburg: Digitalisierte Prozesse haben im Vergleich zu anderen Prozessen aus unserer Sicht z.B. folgende Vorteile:
- höhere Verfügbarkeit
- verbesserter Datenschutz und höhere Datensicherheit
- bessere Nachvollziehbarkeit und Transparenz
- gesteigerte Effizienz
Diese Vorteile zeigen sich sehr gut am Beispiel der digitalen Personalakte. In früheren Zeiten gab es Papierakten, die angesehen, bearbeitet, und ggf. versendet werden mussten. Jetzt werden die Unterlagen zentral in JobRouter abgelegt. Durch die digitale Personalakte ist es gewährleistet, dass ein zentrales durchgängiges Dokumentenmanagement inkl. entsprechender Zugriffssteuerung sichergestellt wird. Nur diese Form der digitalen Ablage wird den aktuellen Anforderungen wie beispielsweise der DSGVO wirklich gerecht.
ProComp: Welche Personalprozesse haben Sie bereits digitalisiert?
HUK Coburg: Mit der Firma ProComp und der JobRouter Software haben wir eine an SAP gekoppelte Personalakte umgesetzt. Dabei können unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter jederzeit auf ihre persönlichen Dokumente zugreifen und dabei die entgeltrelevanten Dokumente über den „digitalen Entgeltnachweis“ für die Aufbewahrung zuhause herunterladen. Für unsere Personalabteilung gibt es außerdem rollenbezogene Zugriffsrechte auf die relevanten Personalakten.
ProComp: Welche Vorteile und Kosteneinsparungen ergeben sich durch die Digitalen Prozesse?
HUK Coburg: Beispielsweise ist es durch den digitalen Entgeltnachweis nicht mehr notwendig, bestimmte Dokumente an mehrere tausend Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu versenden. Durch die zentrale Ablage ergibt sich eine schnelle Verfügbarkeit der Dokumente, was Prozesse insgesamt beschleunigt.
ProComp: Wie konnten Sie Ihre Mitarbeiter von der Digitalisierung überzeugen?
HUK Coburg: Bei gut umgesetzten digitalen Prozessen muss gar keine Überzeugungsarbeit geleistet werden. Die Vorteile ergeben sich intuitiv und direkt bei der ersten Anwendung. Mit dem Betriebsrat wurde eine entsprechende Betriebsvereinbarung zur Nutzung der digitalen Personalakte geschlossen.
ProComp: Wie stehen Ihre Mitarbeiter zu den neuen Digitalen Prozessen? Vorteile, Meinungen, Feedback, etc.?
HUK Coburg: Wir merken an den Nutzungszahlen, dass die Lösungen sehr gut angenommen werden. Die Problem- und Nachfragequote ist dabei sehr gering. Das heißt auch für die Praxis, dass man sich dann noch mehr auf Weiterentwicklung statt „Verwaltung“ konzentrieren kann.
ProComp: Wie planen Sie Ihre weitere digitale Zukunft? Welche Prozesse werden Sie als nächstes digitalisieren?
HUK Coburg: Bei uns werden immer mehr Prozesse digitalisiert. Dies betrifft sowohl die internen Prozesse als auch die Prozesse mit Kundenkontakt. Ein großes Thema in unserem Team ist z. B., den kompletten „Lebenszyklus“ eines Mitarbeiters mit digitalen Prozessen zu unterstützen. Wie das konkret aussehen soll, wird derzeit in einem Projekt erarbeitet.
