Digitales Archiv: Dokumentenmanagement mit System

Das Dokumentenmanagementsystem von JobRouter ist flexibel und ermöglicht durchgängige digitale Arbeit - systemübergreifend, personenbezogen, revisionssicher und jederzeit dokumentiert.

Tagtäglich entstehen Angebote, Verträge, Lieferscheine oder Rechnungen in jedem Unternehmen. Die klassische Dokumentenablage sorgt für zeitraubende Suchvorgänge und somit entstehen unnötige Kosten für das Unternehmen. Ein elektronisches Archiv bietet viele Vorteile, die Zeit und somit auch Geld sparen!

Digitalisierungsplattform JobRouter

Analoge Papierdokumente lassen sich digitalisieren, gemeinsam mit anderen Dateien und Dokumenten an einer zentralen Stelle archivieren und unter Berücksichtigung von Zugriffsregeln Mitarbeitern für weitere digitale Prozesse zur Verfügung stellen. Dokumentenmanagementsysteme speichern alle Dokumente zentral, vollständig, konform und zu den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung und Datenverarbeitung (GoBD) revisionssicher ab.

Der Prozess steuert die Rechte zum Anzeigen von Dokumenten, was den Zugriff im Prozessverlauf erleichtert und automatisch regelt. Dadurch können Dokumente innerhalb beliebiger Prozesse an einer beliebigen Stelle genutzt oder archiviert werden.

Key Features:

  • Beliebige Anzahl, Größe oder Art des Dokuments
  • Beliebige Anzahl von Dokumentenarchiven
  • Prozessorientierte Archivierung
  • Benutzerberechtigte Zugriffskontrollen für die Dokumentensicherheit

5 Vorteile für die Arbeit mit JobArchive:

Protokollierung aller Archiv-Zugriffe und Ereignisse

Man kann entscheiden, ob das Ablegen, Verändern und Löschen von Dokumenten sowie das Lesen und Herunterladen protokolliert werden soll. Der Administrator sieht das Ereignisprotokoll mitsamt der protokolierten Ereignisse und dem Kontext.

Beliebige Indexdaten und Mehrsprachigkeit

Mit JobArchive kann man beliebig viele Archive anlegen und verwaltet beliebige Indexdaten. Sowohl für den Archiv-Namen als auch für die Indexspalten, können Übersetzungen hinterlegt werden.

De-Duplizierung und Versionierung
 

Im JobArchive kann die Option „De-Duplizierung“ aktiviert werden. Sie erkennt automatisch alle doppelt angelegten Dateien und speichert diese nur einmal im Dateisystem, inklusive automatischer Versionskontrolle ab.

Revisionssichere Ablage
 

Für eine revisionssichere Ablage kann jedes Archiv so eingestellt werden, dass das Löschen von Dokumenten nicht zulässig ist. Es können neue Revisionen eines Dokuments erstellt und gespeichert werden, jedoch nicht mehr verändert.

Flexibles Rechte- und
Rollen-Management

Wenn in JobRouter Vertreter definiert oder Schritte anderen Anwendern zugewiesen werden, so verfügen diese für den jeweiligen Vorgang auch über die entsprechenden Rechte, um die Dokumente anzusehen oder ggf. zu bearbeiten.
JobRouter GoB zertifiziert

JobRouter® ist zertifiziert nach GoB und IDW PS 880

Mit JobRouter und dem Modul JobArchive lassen sich Prozesse sicher abwickeln und Dokumente revisionssicher archivieren. Das integrierte digitale Archiv JobArchive erlaubt eine revisionssichere Archivierung von beliebigen Dokumenten direkt aus den Prozessen heraus. Das Modul wurde erneut von einer der führenden Wirtschaftsprüfungsgesellschaften Deutschlands unter Verwendung des strengen Prüfungsstandards IDW PS 880 auf die Einhaltung der GoB geprüft, dass buchungsrelevante Prozesse sicher abgewickelt und Dokumente revisionssicher archiviert werden können.

Informieren Sie sich über den Einsatz der Digitalisierungsplattform in Ihrem Unternehmen.

Ismail Kaya

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