Der Schlüssel für ein nachhaltiges Unternehmenswachstum sind digitale und automatisierte Geschäftsprozesse. Nur wo fängt man an? Was für Prozesse lassen sich digitalisieren? Denn digitale Geschäftsprozesse sind für Unternehmen essenziell. Um den richtigen Geschäftsprozess für das eigene Unternehmen zu finden und den Überblick zu bewahren, stellen wir Ihnen 10 typische Prozesse vor, die bei den Anwendern ganz oben auf der Agenda stehen.
1. Mitarbeiter-Onboarding
Schon beim Onboarding-Prozess kann sich ein Unternehmen in seiner digitalen Ausrichtung darstellen und sich neuen Mitarbeitern als moderner Arbeitgeber vorstellen. Ein vom Onboarding über die digitale Personalakte bis zum Offboarding durchgängiger Prozess kann die Personalabteilung an den genau richtigen Stellen entlasten und damit das Unternehmen bzw. Abteilungen schneller handlungsfähig machen.
2. Digitaler Posteingang
Vor einer digitalen Rechnungsverarbeitung kann der digitale Posteingang gelagert sein. Anfangs greift eine zentrale Stelle alle relevanten Dokumente auf und stellt die Schriftstücke im revisionssicheren Archiv zur Verfügung. Über einen digitalen Prozess können dann die Dokumente an die verantwortlichen Stellen geroutet und verarbeitet werden.
3. Elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung
Die elektronische Rechnungseingangsverarbeitung stellt einen zentralen Prozess im Unternehmen dar und führt im Vergleich mit einer papierhaften Verarbeitung zu einer enormen Zeitersparnis und somit zu einer erheblichen Kosteneinsparung. Über den Prozess können Kosten- bzw. Materialverantwortliche die eingegangenen Belege prüfen, evtl. Rückfragen stellen und zur Bezahlung innerhalb kurzer Zeit freigeben.
4. Elektronische Vertragsverwaltung
Über dieses Template können alle Verträge eines Unternehmens zentral erfasst werden. Die Vertragsverantwortlichen können Übersichten auf Abteilungs- oder Kostenstellenebene erstellen. Erinnerungen von fälligen Verträgen werden automatisch generiert, dem Sachbearbeiter aufbereitet und bei Bedarf werden Kündigungen per Mail aus dem System heraus verfasst und verschickt.
5. Stammdatenverwaltung
Informationen zu Lieferanten, Kunden oder Kostenstellen - die sogenannten Stammdaten - werden immer wieder an den unterschiedlichsten Stellen im Unternehmen gebraucht. Eine zentrale Verwaltung ermöglicht es, die Daten aktuell zu halten und in einem Prozess einfach zu nutzen.
6. Lieferanten- und Kundenportal
Ein Serviceportal, welches zum Austausch für Rechnungen, Angebote oder Ausschreibungen dienen kann. Kunden oder Lieferanten können Schritte selbst initiieren und somit Teil eines Prozesses sein. Ende-zu-Ende-Prozesse - ohne papierhafte Dokumente und Medienbrüche - sind heutzutage ein notwendiges Muss, um die Vielzahl von Aufgaben in einem möglichst kurzen Zeitraum abzuwickeln.
7. Reklamationsmanagement
Gibt es in einem Unternehmen Reklamationen, müssen diese sehr zeitnah gelöst werden. Über ein digitales Reklamationsmanagement haben alle Beteiligten des Unternehmens den gleichen Wissensstand, Fristen zur Bearbeitung und zur Beantwortung können individuell hinterlegt werden. Können Reklamationen in kurzer Zeit bearbeitet und auch gelöst werden, trägt das zur Zufriedenheit aller Beteiligten bei.
8. Dokumentenerstellung und digitale Freigabe
Die Erstellung von rechtswirksamen Dokumenten bedarf oft einer aufwändigen internen Abstimmung und anschließenden Freigabe. Wenn sich jedoch Dokumente in Echtzeit gemeinsam erarbeiten lassen - einschließlich der Freigabe und Archivierung - lässt sich jede Menge Zeit einsparen. Im Anschluss kann das Dokument an die Beteiligten, auch mit einer elektronischen Signatur, zur Unterschrift vorgelegt werden.
9. Dienstreiseantrag & Reisekostenabrechnung
Der digitale Dienstreiseantrag kombiniert mit einer Reisekostenabrechnung bietet die Möglichkeit, beide Prozesse vom Antrag bis zur Abrechnung, abzubilden. Mitarbeiter können ortsunabhängig arbeiten und Informationen werden medienbruchfrei sowie schnell ausgetauscht. Mittels der JobRouter App können Belege dezentral erfasst und dem Antrag digital beigefügt werden. Einer Abrechnung innerhalb kürzester Zeit steht nichts mehr im Wege.
10. Krankmeldung
Im Krankheitsfall gilt es den Arbeitgeber frühzeitig über eine Abwesenheit zu informieren. Mit der digitalen Krankmeldung per definiertem Prozess wird der Arbeitgeber sofort informiert. Der sensible Prozess lässt sich durch ein definiertes Rechte- und Rollenmanagement steuern und informiert alle Beteiligten über den krankheitsbedingten Ausfall.
Durch den Aufbau und die Optimierung digitaler Geschäftsprozesse, werden Abläufe klarer, definierter und direkter gestaltet und Ressourcen so effizient und wirtschaftlich wie möglich genutzt. Durch digitale Geschäftsprozesse steigert sich die Flexibilität und die Zufriedenheit von Mitarbeitern und Kunden.
