Mit unserem digitalen Rechnungseingangsprozess bringen Sie frischen Wind in die Buchhaltung:
Papierchaos, Freigabewarteschleifen und manuelle Arbeitsschritte gehören der Vergangenheit an. Der Umstieg auf einen digitalen Rechnungsprozess ist heute kein Luxus mehr, sondern unumgänglich und ein entscheidender Wettbewerbsfaktor.
Unser standardisierter Rechnungsprozess in JobRouter® sorgt für klare Abläufe, reibungslose Freigaben und spürbare Entlastung im Alltag.
Der dargestellte Prozess beschreibt den digitalen Rechnungseingang, bei dem eingehende Rechnungen automatisch erfasst, geprüft, freigegeben und anschließend im ERP zur weiteren Verarbeitung und Buchung überführt werden.
Automatisierte Erfassung und Verarbeitung reduziert manuelle Arbeit, beschleunigt den Prozess und senkt Personalkosten. Schnellere Durchlaufzeiten führen zu einer effizienteren Rechnungsbearbeitung – oft innerhalb von Stunden statt Tagen.
Durch OCR-Erkennung und systemgestützte Prüfungen werden Tippfehler, Dubletten oder falsche Buchungen drastisch verringert.
Jeder Bearbeitungsschritt ist lückenlos dokumentiert, ideal für Audits, Compliance und interne Kontrollen. Statusverfolgung in Echtzeit ermöglicht bessere Steuerung und Auskunftsfähigkeit gegenüber Lieferanten.
Schnellere Verarbeitung erlaubt die Nutzung von Skontofristen, was direkte finanzielle Vorteile bringt.
Die Lösung ist modular erweiterbar z. B. bei Wachstum, neuen Standorten oder mobilen Freigaben. Gesetzliche Anforderungen (GoBD, IKS, Revisionssicherheit) sind dauerhaft abgedeckt.
Weniger monotone Datenerfassung, mehr Fokus auf wertschöpfende Tätigkeiten wie Ausnahmen oder Analysen.
Der digitale Rechnungseingang von ProComp ist ein vorkonfigurierter JobRouter-Prozess zur Erfassung, Prüfung, Freigabe, Archivierung und Weiterverarbeitung eingehender Rechnungen.
Rechnungen werden zentral erfasst und abhängig von Rechnungsart, Bestellbezug, Gesellschaft, Betrag oder Zuständigkeit an die richtigen Bearbeiter weitergeleitet. Nach der Prüfung und Freigabe können die Buchungsdaten an ein ERP- oder Finanzsystem übergeben werden.
Die Lösung ist standardisiert, kann aber an Organisation, Freigaberegeln und Systemlandschaft des Unternehmens angepasst werden.
Eine Dublettenprüfung kann in den Rechnungsprozess integriert werden.
Dabei können beispielsweise folgende Merkmale verglichen werden:
Welche Daten für die Prüfung verfügbar sind und wie bei einem Verdacht verfahren wird, hängt von der Anbindung an das jeweilige ERP- oder Finanzsystem ab.
Der digitale Rechnungseingang reduziert manuelle Datenerfassung, Papierablagen, E-Mail-Freigaben und unklare Zuständigkeiten.
Unternehmen erhalten einen transparenten Prozess, in dem jederzeit erkennbar ist:
Dadurch können Bearbeitungszeiten verkürzt, Fehler reduziert und Rechnungsverluste vermieden werden.
Der vorgesehene Ablauf besteht typischerweise aus folgenden Schritten:
Der konkrete Ablauf wird an die Organisations- und Freigaberegeln des Unternehmens angepasst. Marketplace-Prozessdarstellung
Rechnungen können abhängig von der technischen Ausgestaltung über unterschiedliche Kanäle erfasst werden. Dazu gehören insbesondere:
Weitere Eingangskanäle wie Lieferantenportale, EDI oder überwachte Verzeichnisse können angebunden werden, wenn geeignete technische Schnittstellen vorhanden sind.
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format. Die enthaltenen Rechnungsdaten können dadurch maschinell ausgelesen und automatisiert weiterverarbeitet werden.
Eine einfache PDF-Datei ist grundsätzlich keine E-Rechnung, weil sie normalerweise kein strukturiertes Datenformat nach der europäischen Norm EN 16931 enthält.
Gängige E-Rechnungsformate sind insbesondere XRechnung und ZUGFeRD. Bundesfinanzministerium – FAQ zur E-Rechnung
Ja. JobRouter E-Invoice kann XRechnungen automatisiert auslesen, validieren und für den weiteren Rechnungsworkflow bereitstellen.
Die strukturierten Daten können beispielsweise für Rechnungsprüfung, Kontierung, Freigabe, Archivierung und Übergabe an ein ERP- oder Finanzsystem verwendet werden.
Da eine XRechnung hauptsächlich aus strukturierten XML-Daten besteht, kann zusätzlich eine menschenlesbare Darstellung erzeugt werden. JobRouter E-Invoice
Ja. JobRouter E-Invoice unterstützt ZUGFeRD-Rechnungen und kann deren strukturierte Daten automatisiert auslesen.
ZUGFeRD kombiniert grundsätzlich eine menschenlesbare PDF-Darstellung mit eingebetteten strukturierten Rechnungsdaten. Dadurch kann die Rechnung sowohl von Menschen gelesen als auch maschinell verarbeitet werden.
Ob ein konkretes ZUGFeRD-Profil die rechtlichen und technischen Anforderungen erfüllt, wird im Rahmen der Validierung geprüft.
Ja. Rechnungen, die als gewöhnliche PDF-Datei eingehen, können über eine automatische Belegerkennung ausgelesen werden.
Dabei werden relevante Kopf- und gegebenenfalls Positionsdaten erkannt und für den Rechnungsprozess bereitgestellt. Da PDF-Rechnungen keine strukturierten E-Rechnungen sind, sollte das Erkennungsergebnis vor der weiteren Verarbeitung geprüft werden.
Papierrechnungen werden zunächst gescannt oder über einen zentralen Scanprozess digitalisiert.
Die daraus entstandene Bild- oder PDF-Datei kann anschließend mit der KI-basierten Belegerkennung verarbeitet werden. Die erkannten Rechnungsdaten werden dem Rechnungsworkflow zugeordnet und stehen für Prüfung, Freigabe und Archivierung zur Verfügung.
Das Papieroriginal kann danach entsprechend den rechtlichen und organisatorischen Vorgaben des Unternehmens behandelt werden.
Für unstrukturierte Rechnungen kann JobMind eingesetzt werden. JobMind ist eine KI-basierte Erweiterung von JobRouter zur Erkennung und Extraktion von Dokumentendaten.
Die Lösung kann unter anderem folgende Informationen erkennen:
Die erkannten Daten werden strukturiert an den JobRouter-Prozess übergeben und können dort geprüft, ergänzt und weiterverarbeitet werden. JobRouter – Intelligent Document Processing
Ja. JobRouter nennt Baurechnungen ausdrücklich als eine der Dokumentenklassen, die mit JobMind erkannt werden können.
Dabei können neben den Kopfdaten auch Rechnungspositionen ausgelesen werden. Welche Felder, Positionsstrukturen und ergänzenden Unterlagen im konkreten Projekt verarbeitet werden, muss anhand der verwendeten Rechnungsformate geprüft werden.
JobMind unterstützt auch die Verarbeitung internationaler Rechnungen.
Welche Sprachen, Länderformate, Währungen und steuerlichen Besonderheiten für das konkrete Unternehmen relevant sind, sollte vor Projektbeginn geprüft werden. Die technische Erkennung ersetzt keine steuerliche Beurteilung der Rechnung.
Im ProComp-Prozess können E-Rechnungen zunächst anhand ihrer Kopfdaten verarbeitet werden.
Die Verarbeitung strukturierter Positionsdaten ist in den erweiterten Paketen vorgesehen und setzt das Modul JobRouter E-Invoice voraus. Bei unstrukturierten Rechnungen kann JobMind ebenfalls Kopf- und Positionsdaten extrahieren.
Welche Positionsfelder benötigt werden, hängt unter anderem von Bestellbezug, Kontierung, Kostenstellen, Projekten und gewünschter Rechnungsprüfung ab.
Der Rechnungseingangsprozess kann verschiedene Prüfungen miteinander verbinden:
Welche Prüfungen automatisch erfolgen und welche von einem Mitarbeitenden durchgeführt werden, wird im Projekt festgelegt.
Der ProComp-Prozess sieht eine Dokumentenverifikation und Prüfung der Rechnung nach den Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes vor.
Bei strukturierten E-Rechnungen kann zusätzlich geprüft werden, ob Format, Aufbau und semantischer Inhalt den vorgesehenen Regeln entsprechen.
Die technische Prüfung kann Fehler und fehlende Angaben sichtbar machen. Sie ersetzt jedoch keine steuerliche oder rechtliche Einzelfallbeurteilung.
Eine Dublettenprüfung kann in den Rechnungsprozess integriert werden.
Dabei können beispielsweise folgende Merkmale verglichen werden:
Welche Daten für die Prüfung verfügbar sind und wie bei einem Verdacht verfahren wird, hängt von der Anbindung an das jeweilige ERP- oder Finanzsystem ab.
Ja. Der ProComp-Prozess unterscheidet zwischen Rechnungen mit Bestellbezug und Rechnungen ohne Bestellbezug.
Bestellbezogene Rechnungen können mit vorhandenen Bestell- und gegebenenfalls Wareneingangsdaten verglichen werden. Rechnungen ohne Bestellbezug werden beispielsweise über Kontierung, Kostenstelle, Auftrag, Projekt oder zuständige Fachabteilung geprüft und freigegeben.
Bei einem Drei-Wege-Abgleich werden drei Informationsquellen miteinander verglichen:
Dabei können unter anderem Mengen, Preise, Artikel, Lieferungen und Rechnungswerte abgeglichen werden. Stimmen die Daten innerhalb definierter Toleranzen überein, kann der Prozess automatisiert fortgesetzt werden.
Bei Abweichungen wird die Rechnung zur Prüfung an die zuständige Person weitergeleitet.
Ja. Rechnungspositionen können abhängig vom gewählten Paket und der angebundenen Systemlandschaft einzeln bearbeitet und kontiert werden.
Mögliche Angaben sind beispielsweise:
Ob die notwendigen Stammdaten aus dem ERP-System übernommen werden können, muss technisch geprüft werden.
Bei Bauleistungen ist es nicht ungewöhnlich, dass einzelne Rechnungspositionen fachlich geprüft und ganz oder teilweise gekürzt werden.
Der ProComp-Rechnungseingangsprozess kann solche Rechnungen auf Positionsebene bearbeiten. Prüfer können beispielsweise Mengen, Einzelwerte oder anerkannte Positionsbeträge anpassen. Das Modul berechnet auf Grundlage der veränderten Positionen den fachlich freigegebenen Rechnungsbetrag neu.
Die Kürzung kann mit einer Begründung dokumentiert und anschließend in den Freigabeprozess übernommen werden. Dadurch bleiben ursprünglicher Rechnungsbetrag, vorgenommene Kürzungen und freigegebener Zahlbetrag nachvollziehbar.
Nein. Das eingegangene Originaldokument sollte unverändert archiviert bleiben.
Die Kürzung erfolgt innerhalb des Prüfprozesses. Dort werden die beanstandeten Positionen, der Kürzungsgrund und der neu berechnete Freigabe- oder Zahlbetrag dokumentiert.
Wenn eine formale Rechnungsberichtigung erforderlich ist, muss diese grundsätzlich durch den Rechnungssteller erfolgen. Der Workflow kann dafür eine Reklamation oder Aufforderung zur Korrektur auslösen.
Ergänzende Unterlagen können einem Rechnungsvorgang zugeordnet und den zuständigen Prüfern gemeinsam mit der Rechnung bereitgestellt werden.
Dazu können abhängig vom Anwendungsfall beispielsweise gehören:
Im Enterprise-Paket ist eine Reklamation an den Kreditor über vorbereitete E-Mail-Vorlagen vorgesehen.
Dabei können beispielsweise fehlende Angaben, Preisabweichungen, Mengenabweichungen oder Kürzungen mitgeteilt und eine korrigierte Rechnung angefordert werden.
Inhalt, Empfänger, Freigabe und Versand der Nachricht sollten passend zu den internen Verantwortlichkeiten eingerichtet werden.
Rechnungen können in einem ein- oder mehrstufigen Workflow freigegeben werden.
Die zuständigen Personen lassen sich beispielsweise anhand folgender Kriterien bestimmen:
Alle Entscheidungen, Rückfragen und Bearbeitungsschritte werden im Vorgang dokumentiert.
Ja. Das Business- und das Enterprise-Paket sehen eine Freigabelogik nach dem Vier-Augen-Prinzip vor.
Dadurch können Prüfung und Freigabe auf verschiedene Personen verteilt werden. Zusätzlich können mehrstufige Freigaben und betragliche Freigabegrenzen eingerichtet werden.
Die Freigabe auf Positionsebene ist im dargestellten Enterprise-Paket vorgesehen.
Damit können einzelne Positionen verschiedenen Kostenstellen, Projekten oder Prüfern zugeordnet werden. Dies ist insbesondere bei komplexen Rechnungen, Baurechnungen oder abteilungsübergreifenden Leistungen hilfreich.
Für Prüfer und Freigeber können Vertretungsregelungen eingerichtet werden.
Wird eine Aufgabe nicht innerhalb der vorgesehenen Frist bearbeitet, kann JobRouter Erinnerungen versenden oder den Vorgang nach definierten Regeln eskalieren. Dadurch sollen Rechnungen auch bei Urlaub, Krankheit oder anderen Abwesenheiten fristgerecht bearbeitet werden.
JobRouter-Prozesse können grundsätzlich über browserbasierte und abhängig von der Konfiguration auch mobile Zugänge bearbeitet werden.
Ob eine mobile Rechnungsfreigabe vorgesehen ist und welche Informationen dabei angezeigt werden, wird im Projekt festgelegt. Auch mobil gelten die eingerichteten Rollen, Berechtigungen und Freigabegrenzen.
Das Rechnungsbuch ist eine zentrale Übersicht über die eingegangenen Rechnungen und deren Bearbeitungsstatus.
Darin können unter anderem folgende Informationen geführt werden:
Dadurch verbessert sich die Auskunftsfähigkeit gegenüber Buchhaltung, Fachabteilungen und Lieferanten.
Fälligkeiten und Skontofristen können im Prozess erfasst und überwacht werden.
Erinnerungen, Vertretungen und Eskalationen unterstützen eine rechtzeitige Bearbeitung. Ob Skonto tatsächlich genutzt werden kann, hängt zusätzlich von der sachlichen Freigabe, der Liquiditätsplanung und dem Zahlungslauf des angeschlossenen Finanzsystems ab.
Die Ermittlung des Zahlstatus ist im dargestellten Enterprise-Paket vorgesehen.
Dafür müssen entsprechende Informationen aus dem ERP- oder Finanzsystem verfügbar sein. Ob der Status live, zeitgesteuert oder über einen anderen Übertragungsweg aktualisiert wird, hängt vom jeweiligen Drittsystem und der Schnittstelle ab.
Ja. ProComp bietet verschiedene Lösungen zur Verbindung von JobRouter und SAP an.
Je nach Anwendungsfall können beispielsweise Kreditoren, Banken, Zahlungsbedingungen, Kostenstellen und Sachkonten aus SAP bereitgestellt werden. Freigegebene Rechnungs- und Kontierungsdaten können zur weiteren Verarbeitung an SAP übergeben werden.
Welche SAP-Produkte und Übertragungswege benötigt werden, muss anhand von SAP-Version, Modulen, Datenstrukturen und Prozessanforderungen geprüft werden.
Für unterschiedliche Integrationsaufgaben stehen verschiedene ProComp-Produkte zur Verfügung.
JobTableSync for SAP kann Stammdatentabellen wie Kreditoren, Banken, Zahlungsbedingungen, Kostenstellen oder Sachkonten zeitgesteuert nach JobRouter übertragen.
DataCache for SAP kann komplexe Datenstrukturen für eine asynchrone Weiterverarbeitung zwischenspeichern, beispielsweise bei der Übergabe von Eingangsrechnungen an SAP.
Weitere Komponenten können für Live-Abfragen, Prozessstarts, Ereignisse oder Statusübertragungen eingesetzt werden. Die passende Kombination wird projektspezifisch bestimmt. JobTableSync for SAP, DataCache for SAP
Grundsätzlich können neben SAP auch DATEV und viele weitere ERP- oder Finanzsysteme angebunden werden. Ob eine konkrete Integration verfügbar ist, muss vor einer verbindlichen Zusage geprüft werden.
Dabei sind insbesondere Datenrichtung, Buchungslogik, Stammdaten, Belegübergabe, Fehlerbehandlung und Rückmeldung des Buchungs- oder Zahlstatus zu klären.
Eine weitgehend automatisierte Verarbeitung bis zur sogenannten Dunkelbuchung ist grundsätzlich möglich, wenn Rechnungsdaten, Bestellabgleich, Kontierung und Freigaberegeln eindeutig sind.
Rechnungen ohne Abweichungen können automatisiert weitergeleitet werden. Bei fehlenden Daten, Differenzen oder Regelverletzungen wird der Vorgang zur manuellen Prüfung ausgesteuert.
Die Starter-, Business- und Enterprise-Pakete sehen eine digitale Ablage im JobRouter-Archiv vor.
Im Business- und Enterprise-Paket kann abhängig vom jeweiligen Drittsystem auch ein externes Archiv angebunden werden. Dadurch kann ein vorhandenes DMS oder Archivsystem gegebenenfalls weiterhin das führende Archiv bleiben.
Welche Lösung geeignet ist, hängt von der bestehenden Systemlandschaft, den Schnittstellen und dem Aufbewahrungskonzept ab.
JobRouter stellt Funktionen bereit, die eine GoBD-gerechte Gestaltung unterstützen können. Dazu gehören insbesondere:
Software allein garantiert jedoch keine vollständige GoBD-Konformität. Erforderlich sind zusätzlich eine korrekte Konfiguration, interne Kontrollen sowie eine aktuelle Verfahrensdokumentation. Bundesfinanzministerium – GoBD
Sehr gerne beraten wir Sie hierzu.
Rechnungen müssen umsatzsteuerrechtlich grundsätzlich acht Jahre aufbewahrt werden. Daneben können sich aus anderen gesetzlichen oder betrieblichen Anforderungen weitere Aufbewahrungspflichten ergeben.
Bei E-Rechnungen muss insbesondere der strukturierte und steuerlich relevante Teil in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben. Welche zusätzlichen Bestandteile aufzubewahren sind, hängt vom jeweiligen Rechnungsformat und Inhalt ab. § 14b UStG
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen für entsprechende inländische B2B-Umsätze zu empfangen. Für die Ausstellung von E-Rechnungen gelten Übergangsregelungen und gesetzliche Ausnahmen.
Die konkreten steuerlichen Anforderungen sollten anhand der Unternehmens- und Umsatzsituation geprüft werden. Der JobRouter-Prozess unterstützt die technische Verarbeitung strukturierter E-Rechnungen. Bundesfinanzministerium – FAQ zur E-Rechnung
JobRouter E-Invoice bietet grundsätzlich auch Funktionen zum Erstellen und Versenden elektronischer Ausgangsrechnungen.
Sehr gerne beraten wir Sie für Ihren Anwendungsfall.
Das Starter-Paket umfasst insbesondere den manuellen oder E-Mail-basierten Prozessstart, die Verarbeitung von E-Rechnungskopfdaten, Belegerkennung, Freigabe, JobRouter-Archiv, Rechnungsbuch, Basis-Benutzerverwaltung und Kreditorstammdaten.
Business ergänzt insbesondere E-Rechnungspositionsdaten, ERP-Schnittstelle, externe Archivierung und das Vier-Augen-Prinzip.
Enterprise ergänzt insbesondere Freigaben auf Positionsebene, Ermittlung des Zahlstatus, Reklamationen über E-Mail-Vorlagen sowie Controlling und Kennzahlen.
Einzelne Funktionen setzen zusätzliche Module voraus oder hängen vom angebundenen Drittsystem ab. Marketplace-Paketübersicht
JobMind wird von JobRouter als Cloudservice bereitgestellt und kann in vorhandene JobRouter-Prozesse integriert werden.
Vor dem Einsatz sollten insbesondere Auftragsverarbeitung, Datenstandort, Unterauftragnehmer, verwendete Dokumentenarten, Löschregeln und der Umgang mit Trainings- beziehungsweise Lerndaten geprüft werden.
Der Betrieb von JobRouter im eigenen Rechenzentrum bedeutet daher nicht automatisch, dass auch die eingesetzte Belegerkennung vollständig lokal verarbeitet wird.
Eine allgemeingültige Mindestmenge gibt es nicht. Die Wirtschaftlichkeit hängt nicht nur von der Anzahl der Rechnungen ab, sondern auch von:
JobRouter nennt für die Belegerkennung mit JobMind bereits einen Einstieg ab 50 Dokumenten pro Monat. Ob sich der vollständige Rechnungseingangsprozess wirtschaftlich lohnt, sollte anhand der heutigen Bearbeitungszeit und Prozesskosten bewertet werden.
Die Dauer hängt von Paket, Prozessumfang und vorhandener Systemlandschaft ab.
Ein Standardprozess mit E-Mail-Eingang, einfacher Freigabe und JobRouter-Archiv kann schneller eingeführt werden als eine unternehmensweite Lösung mit mehreren Buchungskreisen, SAP-Anbindung, Positionsprüfung, Bestellabgleich und externem Archiv.
Typische Projektphasen sind:
Die Kosten hängen insbesondere von folgenden Faktoren ab:
JobMind wird nach Anzahl der verarbeiteten Dokumente abgerechnet, die Seitenzahl eines Dokuments ist nach Angaben von JobRouter für diese Abrechnung nicht entscheidend. Gerne helfen wir Ihnen bei der Kalkulation Ihrer Anforderungen.
