Digitale Personalprozesse

Digitales Personalmanagement

Gerade in Zeiten von Corona und Homeoffice wird eine Digitalisierung immer wichtiger. Abteilungen, die sich mit zentralen Aufgaben beschäftigen, wie z.B. Personalabteilungen, Buchhaltung oder die Mitarbeiter selbst, haben entscheidende Vorteile, wenn sie auf automatisierte und digitalisierte Arbeitsabläufe setzen, da ihre alltägliche Arbeit wesentlich schneller und einfacher gestaltet wird:

Digitaler Reisekostenantrag

geschäftsreisen digital erfassen

Der digitale Reisekostenprozess ermöglicht eine taggenaue Erfassung aller angefallener Fahrten und Spesen. Mitarbeiter können bequem schon während der Geschäftsreise, Belege und Quittungen in einen Prozess hochladen, die Aktivitäten speichern und am Ende der Geschäftsreise digital und gebündelt zur Zahlung übermitteln. Die Fahrtkosten werden anhand vorher definierten Spesensätze automatisch und einheitlich berechnet und ermöglichen sogar eine länderspezifische Abrechnung.

Der Vorgesetzte erhält die Eingaben seines Mitarbeiters über eine Digitale Informationsmail zur Kontrolle und hat die Möglichkeit, die digital erfassten Reisekosten sehr schnell und einfach weiterzuverarbeiten, freizugeben oder an den Mitarbeiter zurückzuweisen. Bei einer Freigabe und damit der Genehmigung durch den Vorgesetzten generiert der digitale Reisekostenprozess einen Buchungsvorschlag für die Buchhaltung, die die Auszahlung an die Mitarbeiter steuern und ausbuchen kann. Der gesamte Ablauf einer Reisekostenabrechnung ist digital kontrollierbar und revisionssicher archiviert. Die Abwicklung von A-Z auf dem digitalen Weg bringt viele Vorteile für Mitarbeiter, Ihre Buchhaltung und für Ihr ganzes Unternehmen:

Da Medienhaus Logo ProComp

„Mit dem JobRouter® Prozess ‚Reisekostenabrechnung‘ kann jeder
Mitarbeiter seine Reisekosten schnell und unkompliziert beantragen, der Genehmigungs- und Auszahlungsprozess inkl. Verbuchung in SAP® läuft automatisch ab. Damit haben wir eine erhebliche Zeitersparnis ...“

Hans-Jürgen Elflein, Teamleiter IT Systeme und Projekte, Mittelbayerischer Verlag

Vorteile

für das Unternehmen

  • Einsparung von Papier und Formularen
  • schnelle Abwicklung, hohe Mitarbeiterzufriedenheit & Akzeptanz, Digitales Büro
  • geringe Durchlaufzeiten

für die Buchhaltung

  • alle relevanten Beleges sind in einer Abrechnung enthalten
  • Effizienz: Prüfung und Freigabe erfolgt deutlich schneller durch einheitliche Struktur
  • Rückfragen werden verringert
  • Übersicht: "Welche Summe muss als Reisekosten beglichen werden?"
  • schnelle und zentrale Aktualisierung der gesetzlichen und internationalen Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen
  • Transparenz: alle Vorgänge werden gespeichert und bleiben nachvollziehbar

für die Mitarbeiter

  • übersichtlich: alle Reisen eines Mitarbeiters werden in einer monatlichen Abrechnung zusammengefasst
  • nachvollziehbar: "Welche Reisekosten habe ich schon abgerechnet?"
  • schnelle und einfache Erfassung der Reisedaten von unterwegs
  • weniger Zeitaufwand: arbeiten mit Vorlagen
  • ressourcenschonend: kein unnötiges Drucken und Kopieren von Belegen, keine Einholung einer Unterschrift

Digitaler Urlaubsprozess

Mit dem digitalen Urlaubsantrag behält der Angestellte selbst den Überblick: Wie viele Urlaubstage habe ich noch? Wie viele Tage nimmt der Antrag in Anspruch? Hat mein Vertreter bereits in dem Zeitraum Urlaub?

Innerhalb von Minuten kann ein Mitarbeiter erfahren, ob der Urlaub genehmigt ist und kann bei einem positiven Entscheid sofort mit den Urlaubsplanungen beginnen. Ist der Antrag positiv entschieden, erhält ern Antragsteller umgehend eine E-Mail inkl. einer ICS-Datei, um den Urlaub im Outlook-Kalender zu kennzeichnen. Die Antragsstellung kann im Büro, im Homeoffice oder über eine App erfolgen.

Unnötige Wege durch das Firmengebäude und Ausdrucke bleiben erspart! Alles kann bequem und schnell vom Arbeitsplatz oder Handy aus gesteuert werden. Bleibt der Antrag längere Zeit beim Vertreter oder beim Vorgesetzten zur Genehmigung liegen, erfolgt nach einer bestimmten Frist eine automatische Erinnerung. Vorgesetzte sind somit in der Lage, sich umgehend eine Übersicht in der Teamplanung zu verschaffen. Das ermöglicht eine notwendige Transparenz und damit eine hohe Planungssicherheit.

Ein digitaler Urlaubsprozess erfährt bei Unternehmen einer großen Beliebtheit!

Digitaler Krankmeldeprozess

Mit einem digitalen Krankmeldeprozess haben die Mitarbeiter die Möglichkeit, sich vom Krankenbett aus als abwesend zu melden. Ärztliche Krankmeldungen lassen sich mobil per App schnell und unkompliziert versenden. Der Personalleiter bzw. Vorgesetzte erhält die Informationen sofort und spart sich somit enorme Zeit, weil die Daten bereits in der Personalakte digital vorliegen.

Vorteile einer digitalen Krankmeldung

  • Krankmeldungen von Mitarbeitern stehen sofort zu Verfügung
  • Enorme Zeitersparnis durch geringe Prozessdurchlaufzeit
  • Datenschutzkonforme Weiterverarbeitung von ärztlichen Bescheinigungen
Digitaler Krankmeldeprozess

On-Off-Boarding

Ein warmer Händedruck reicht nicht bei Einstellung von neuen Mitarbeitern. Vom ersten Tag an sollten alle erforderlichen Arbeitsmittel, Zugänge, Dokumente und Informationen dem Mitarbeiter zur Verfügung stehen. Mit einem digitalen On-Boarding-Prozess kann jedes Unternehmen, die Aufgaben, die bei jeder Neueinstellung anfallen, über ausgewählte Kanäle automatisiert an ausgewählte Mitarbeiter übermitteln.

Innerhalb von wenigen Minuten können die notwendigen Aufgaben durch die digitalisierte und automatisierte Zuweisung abgearbeitet werden. Mit einer transparenten Aufgabenverwaltung läuft der On-Boarding Prozess ohne manuelle Eingriffe reibungslos ab. Dem neuen Mitarbeiter ist ein gelungener Start in sein neues Arbeitsumfeld garantiert!

Genauso wichtig wie der On-Boarding-Prozess ist der Off-Boarding-Prozess. Beim Ausscheiden eines Mitarbeiters aus dem Unternehmen müssen mindestens genauso viele Schritte, wie beim Einstellungsprozess, beachtet werden: Aufgaben müssen neu verteilt werden, Zugänge übertragen, Kunden und Partner informiert werden und die Hardware am letzten Arbeitstag abgegeben werden. Damit kein Schritt vergessen bleibt, koordiniert eine automatisierte Aufgabenverteilung alle anfallenden Aufgaben an die zuständigen Kollegen

Diese Vorteile ergeben sich beim digitalen On- unf Off-Boarding Prozess:

  • professionelle Unterstützung bei der Ein- oder Ausstellung eines Mitarbeiters.
  • automatisierte Aufgabenverteilung
  • automatisierte Beantragung von benötigten Accounts und Zugängen
  • Versäumnisse werden minimiert, Prozesse werden dokumentiert.
  • enorme Zeitersparnis, da wiederkehrende Prozesse standardisiert und automatisiert werden können.

Profitieren auch Sie von den Vorteilen von digitalen Prozessen - wir beraten Sie:

Ismail Kaya
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