Keine Angst vor der Digitalisierung

Die Digitalisierung – also die Speicherung und Verarbeitung von Informationen in digitaltechnischen Geräten wie Computern, Tablets oder Handys – ist die bisher größte und globalste Veränderung der Menschheit. Über 94% aller Daten sind heute digital, 95% der Menschheit nutzt heute mobile Kommunikation.

Spricht man heute von „Digitalisierung“, so ist eigentlich eine „zweite Phase der Digitalisierung“ gemeint. Fast jeder Mensch und jedes Unternehmen verwendet digitale Technologien. Dokumente, wie z.B. Anfragen, Angebote, Rechnungen, usw. werden digital erzeugt und mehr und mehr digital versendet. Kunden und Lieferanten sind per Internet direkt eingebunden,  Abläufe sollen schneller und kostengünstiger werden. Das alles adressiert die „zweite Phase der Digitalisierung“. Die Notwendigkeit, diese Vorgänge „durchgehend digitalisiert“ zu verarbeiten.

Viele Unternehmen verarbeiten Daten und Dokumente immer noch wie seit Jahrzehnten, Abläufe sind häufig nicht oder wenig digitalisiert. Gründe für die fehlende Digitalisierung sind meist eine Vielzahl von Problemen und Stolpersteinen, die das Digitalisieren bisher verhinderten. Dabei ist es häufig gerade die fehlende Digitalisierung, welche diese Probleme erst verursacht.

Wie kann ein Unternehmen einfach digitalisiert werden?

"Die Antwort ist simpel", sagt Joachim Seidel, Bereichsleiter der ProComp GmbH in Marktredwitz. 
„Versuchen Sie nicht erst vorher alle 1.000 Probleme auf einmal zu lösen oder die 150%-Lösung zu finden, sondern fangen sie einfach an!“

Dabei hilft es, wenn man bei der Digitalisierung des eigenen Unternehmens das Rad nicht selbst erfinden muss, sondern sich einer „Digitalisierungsplattform“ bedient. Eine „Digitalisierungsplattform“ bringt Daten, Dokumente und Abläufe im Unternehmen zusammen. Stellt dem Mitarbeiter also alles auf einen Blick zur Verfügung – egal ob am Arbeitsplatz, im Homeoffice oder unterwegs, egal ob per Notebook, Tablet oder Smartphone. Jederzeit und überall.

Sie möchten sofort loslegen? Dann tun sie das!

Man fängt mit einem Bereich an:  z.B. in der Finanzbuchhaltung, im Vertrieb, im Einkauf, oder im Personalwesen und nimmt sich den ersten Vorgang vor, wie z.B. Urlaubsantrag:

  • Festlegen des Prozessablaufs, z.B. Antragsteller - Stellvertreter - Vorgesetzter.
  • Definition der verbundenen Dokumente, z.B. Urlaubsantrag.
  • Dokumentablage in einer digitalen Akte, z.B. hier die Personalakte.
  • Bereitstellen der benötigen Informationen, z.B. Listen: bereits beantragter Urlaub, Tage Resturlaub, usw.
  • Vergabe von Berechtigungen und Aufbewahrungsfristen.

Fertig!

Danach das nächste Thema im Bereich angehen: z.B. Reisekosten, Krankmeldungen, usw. analog. Dann auch andere Bereiche, wie Produktion oder Technik.

Prozessablauf

Beispiel eines Prozessablaufs

Screenshot

Screenshot aus JobRouter

​​​​​​​
​​​​​​​Die Digitalisierung bleibt so individuell, überschaubar und steuerbar.

Dabei stellt man fest, dass bisherige Problemstellungen wie von selbst verschwinden. Dateitypen und -formate, Formularversionen, Standorte, Zugriffsrechte, Gesetzesvorgaben, Medienbrüche oder verteilte Speicherung im Outlook/Dateisystem/Ordner, usw.
Vorgänge dokumentieren sich von selbst, Änderungen im Ablauf sind zukünftig einfach durchzuführen. Kunden und Lieferanten oder Geräte können einfach integriert werden, Industrie 4.0 und das Internet-of-Things sind möglich. Das Unternehmen wird digital.

Richtig angegangen ist Digitalisierung also ganz einfach, bringt Nutzen und macht sogar Spaß.

Ansprechpartner

Joachim Seidel

Joachim Seidel

Bereichsleiter IPM

+49 9231 9970-24