Digitalisieren von Personalprozessen

Wareneingang, Bestellungen von Kunden, Rechnungsstellung oder auch die Produktion folgen einer bestimmten Reihenfolge von Handlungen. Dank der Digitalisierung können Betriebe ihre Prozesse effizienter und transparenter gestalten. Auch Personalabteilungen haben entscheidende Vorteile, wenn sie auf digitalisierte Arbeitsabläufe setzen, da alltägliche Aufgaben wesentlich schneller und einfacher durchgeführt werden kann. Modernes Personalmanagement erfordert digitale Lösungen.

 1. Vereinfachen und digitalisieren von Personalprozessen

Um den digitalen Wandel im Unternehmen und Personalmanagement aktiv mitzugestalten sind digitale Prozesse unerlässlich. Mit dem Employee Self Service (ESS) können Mitarbeiter für sie relevante Informationen, wie z. B. Personaldaten, Reisekosten und Urlaubsanträge, selbst verwalten. Gerade in der Personalabteilung sind Arbeitsabläufe oft zeitintensiv. Digitale Prozesse helfen dabei, wiederkehrende Routineaufgaben zu automatisieren. Vorgänge und Zugriffe werden lückenlos dokumentiert und landen in der Personalakte. Zudem können Mitarbeiter auf die eigene Personalakte zugreifen, um Entgeltnachweise, Mitarbeiterbeurteilungen oder andere Dokumente abzurufen.

Die Vorteile von digitalen Prozessen liegen klar auf der Hand:

• Die Personalprozesse werden transparenter und effizienter.
• Employee Self Service (ESS) vermeidet Abstimmungsschleifen.
• Die Personalabteilung wird entlastet, weil der Verwaltungsaufwand von Routineaufgaben minimiert wird (Zeit- und Kostenersparnis).
   

2. Ängste abbauen

Wenn der Papierkram wegfällt und die Kommunikation erleichtert wird, fürchten die Mitarbeiter, dass ihre Kompetenz entwertet wird und sie selbst durch die Digitalisierung der Geschäftsprozesse überflüssig werden. Im Gegenteil verbessern digitale Arbeitsabläufe die Kommunikation im Team und schaffen transparente und effiziente Prozesse. Die Mitarbeiter haben somit die Möglichkeit sich auf Kernprozesse zu konzentrieren. Personalabteilungen sollten zusammen mit der Geschäftsführung eine Strategie entwickeln, wie sie die Mitarbeiter am besten in die Kommunikation mit einbinden und Schritt für Schritt mitnehmen. Dadurch können potentielle Ängste der Mitarbeiter abgebaut und diese bei der Digitalisierung mit ins Boot geholt werden.
 

3. Motivation steigern

Dadurch, dass die Mitarbeiter digitale Arbeitsabläufe eigenständig abarbeiten, wirkt sich das positiv auf die Mitarbeitermotivation aus. Der Employee Self Service (ESS) stärkt die Eigenverantwortung der Mitarbeiter, indem mehr Freiheit und Flexibilität gewährt wird. Innovative Kommunikation hat einen hohen Anteil an der Motivation der Teams und der gesamten Belegschaft. Die Mitarbeiter haben dann nicht mehr das Gefühl, dem digitalen Wandel ausgeliefert zu sein, sondern das Team erlebt Digitalisierung als Aufbruchstimmung in eine neue Zeit mit technischen Neuerungen, vor allem aber mit neuen persönlichen Entwicklungschancen.