Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland für den B2B-Bereich: Alle Unternehmen müssen in der Lage sein, elektronische Rechnungen im strukturierten Format zu empfangen, etwa als XRechnung oder ZUGFeRD, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Eine einfache PDF-Rechnung erfüllt diese Anforderungen nicht mehr.
Wichtig zu wissen: Die Pflicht zur Ausstellung solcher E-Rechnungen wird schrittweise eingeführt, für viele Unternehmen gelten Übergangsfristen.
Die Anforderungen werden ab 2027 verschärft: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro dürfen dann keine nicht-standardisierten Rechnungen mehr versenden. Ab 2028 wird die Pflicht zum strukturierten Versand voraussichtlich für alle B2B-Unternehmen gelten. Darüber hinaus sind elektronische Melde- oder Reportingsysteme vorgesehen, ein Schritt hin zur vollständigen Digitalisierung der Steuer- und Rechnungsprozesse.
2026 ist das entscheidende Jahr der Umsetzung. Wer die Übergangsfristen verstreichen lässt, riskiert Prozessstörungen, höhere Aufwände und Compliance-Risiken. Eine rechtzeitige und korrekte Umstellung auf strukturierte E-Rechnungen bietet nicht nur rechtliche Sicherheit, sondern auch Chancen für mehr Effizienz, ein echter Wettbewerbsvorteil.
